Nên kiểm tra danh mục sản phẩm bao lâu một lần? Hệ thống đơn giản cho mọi cửa hàng

Trong cửa hàng của bạn có thể có hàng trăm mặt hàng khác nhau.

Thuốc lá, đầu pod, thuốc lá điện tử, tinh dầu, túi nicotine, bật lửa, giấy cuốn, đồ uống, bánh kẹo và rất nhiều sản phẩm khác.

Có sản phẩm bán được mỗi ngày. Có sản phẩm một tuần mới bán một lần. Có sản phẩm một tháng mới bán được một lần.

Và cũng có những sản phẩm có thể đã nửa năm không bán được.

Mỗi ngày?

Mỗi tháng?

Hay mỗi năm một lần?

Trên thực tế, cách tốt nhất không phải là chờ đến một lần kiểm tra lớn, mà là chia việc kiểm soát thành nhiều khoảng thời gian đơn giản.

Bạn không cần phải phân tích toàn bộ cửa hàng mỗi tuần.

Những gì cần kiểm tra hàng tuần sẽ khác với những gì cần kiểm tra mỗi ba tháng.

Và chính cách này có thể giúp việc quản lý danh mục sản phẩm trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

🏪 DANH MỤC SẢN PHẨM KHÔNG PHẢI LÀ THỨ LÀM MỘT LẦN RỒI XONG

Một trong những sai lầm phổ biến là nghĩ rằng danh mục sản phẩm chỉ cần xây dựng một lần.

Chúng ta nhập hàng.

Xếp hàng lên kệ.

Sau đó chỉ cần bổ sung những gì sắp hết.

Nhưng khách hàng thay đổi.

Sản phẩm mới xuất hiện.

Một số thương hiệu ngày càng bán tốt hơn.

Một số khác dần mất đi sự quan tâm.

Giá cả thay đổi.

Biên lợi nhuận thay đổi.

Và đôi khi đơn giản là nhu cầu của khách hàng tại chính khu vực của bạn cũng thay đổi.

Một sản phẩm từng là bestseller cách đây một năm có thể hôm nay chỉ còn bán được một nửa.

Ngược lại, một sản phẩm mới mà ban đầu bạn không quá tin tưởng có thể trở thành một trong những mặt hàng bán chạy nhất.

📅 KHÔNG CẦN KIỂM TRA MỌI THỨ MỖI NGÀY

Chủ một cửa hàng nhỏ thường có rất nhiều việc khác phải giải quyết.

Đơn đặt hàng, nhà cung cấp, ca làm việc, hóa đơn, khách hàng, vệ sinh cửa hàng, khiếu nại, giấy tờ và hàng trăm việc khác.

Việc mỗi tối ngồi xuống phân tích hàng trăm sản phẩm trong bảng thống kê là không thực tế.

Và quan trọng hơn – điều đó cũng không cần thiết.

Một cách thực tế hơn là tạo ra một nhịp kiểm tra đơn giản:

🟢 MỖI TUẦN: TRƯỚC HẾT HÃY THEO DÕI NHỮNG GÌ ĐANG BÁN

Việc kiểm tra hàng tuần không cần phải là một phân tích lớn.

Mục tiêu chính là tránh một trong những tình huống không đáng có nhất trong cửa hàng:

Vì vậy, mỗi tuần hãy tập trung chủ yếu vào những mặt hàng bán chạy nhất.

Cần kiểm tra những gì?

• Sản phẩm nào bán nhiều nhất trong tuần này?
• Sản phẩm quan trọng nào đang có lượng tồn kho thấp?
• Sản phẩm nào đã từng hết hàng trong tuần?
• Khách hàng liên tục hỏi về sản phẩm nào?
• Có sản phẩm mới nào bất ngờ bán tốt không?

Bạn không cần phải kiểm tra toàn bộ danh mục.

Trước tiên hãy quan tâm đến những sản phẩm thường xuyên tạo ra doanh thu cho cửa hàng.

❗ HẾT HÀNG BESTSELLER LÀ VẤN ĐỀ LỚN HƠN MỘT CHỖ TRỐNG TRÊN KỆ

Hãy tưởng tượng hai tình huống.

Nhìn qua, tổng cộng bạn vẫn có 17 sản phẩm trong kho.

Nhưng con số đó không quan trọng.

Vấn đề thực sự nằm ở sản phẩm A.

Vì chính sản phẩm này có nguy cơ khiến bạn mất doanh thu nếu hết hàng.

🔵 MỖI THÁNG: HÃY NHÌN DOANH SỐ TỪ GÓC ĐỘ RỘNG HƠN

Một tuần có thể chỉ là sự ngẫu nhiên.

Nhưng một tháng thường đã cho chúng ta biết nhiều hơn.

Vì vậy, mỗi tháng hãy dành khoảng nửa giờ để xem lại một vài thông tin cơ bản.

Bạn không cần phải là chuyên gia kinh tế hay phân tích dữ liệu.

Ví dụ, hãy xem:

💰 ĐỪNG CHỈ NHÌN VÀO DOANH THU

Điều này rất quan trọng.

Sản phẩm bán được nhiều nhất chưa chắc là sản phẩm giúp bạn kiếm được nhiều tiền nhất.

Sản phẩm A tạo ra doanh thu cao hơn.

Nhưng sản phẩm B mang lại cho bạn nhiều tiền hơn.

🟡 MỖI 3 THÁNG: HÃY THỰC HIỆN MỘT ĐỢT ĐÁNH GIÁ DANH MỤC THỰC SỰ

Ở bước này, bạn nên kiểm tra kỹ hơn.

Mỗi quý một lần, hãy xem lại toàn bộ danh mục hoặc ít nhất những nhóm hàng quan trọng.

Ba tháng thường là khoảng thời gian đủ dài để bắt đầu nhìn thấy xu hướng của phần lớn các sản phẩm thông thường.

Với mỗi sản phẩm, hãy tự hỏi:

• Trong 3 tháng qua tôi đã bán được bao nhiêu?
• Hiện tại còn bao nhiêu sản phẩm trong kho?
• Tôi đang có bao nhiêu tiền nằm trong lượng hàng này?
• Doanh số đang tăng, ổn định hay giảm?
• Tôi có cần tiếp tục giữ sản phẩm này không?
• Nếu có – tôi có thực sự cần giữ nhiều đến vậy không?

🚦 HÃY SỬ DỤNG MỘT HỆ THỐNG ĐÈN GIAO THÔNG ĐƠN GIẢN

Bạn không cần phải tạo một bảng tính phức tạp.

Chỉ cần chia sản phẩm thành bốn nhóm.

📦 ĐỪNG CHỈ ĐÁNH GIÁ TỪNG SẢN PHẨM. HÃY ĐÁNH GIÁ CẢ NHÓM HÀNG.

Đây là bước tiếp theo.

Ví dụ, bạn có thể phát hiện rằng mình đang có:

Điều đó không tự động có nghĩa là:

“Loại bỏ tất cả những sản phẩm còn lại.”

Một danh mục rộng vẫn có giá trị.

Nhưng bạn nên biết sản phẩm nào tạo nên phần cốt lõi của nhóm hàng và sản phẩm nào chỉ đóng vai trò bổ sung.

Ví dụ, bạn có thể giữ:

• 10 sản phẩm chính với lượng tồn kho lớn hơn,
• 15 sản phẩm bổ sung với số lượng nhỏ,
• và một vài sản phẩm mới để thử nghiệm.

Cách này hoàn toàn khác với việc giữ số lượng giống nhau cho tất cả sản phẩm.

🧪 SẢN PHẨM MỚI NÊN ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ RIÊNG

Sản phẩm mới cần một cách tiếp cận hơi khác.

Nếu bạn đưa sản phẩm mới vào danh mục và chỉ nhớ đến nó sau nửa năm, có thể lúc đó bạn mới phát hiện mình đang có vài nghìn koruna nằm trong một sản phẩm mà khách hàng hoàn toàn không quan tâm.

Vì vậy, với sản phẩm mới, lần đánh giá đầu tiên nên diễn ra sớm hơn nhiều.

Hãy kiểm tra:

• Bạn đã nhập bao nhiêu sản phẩm?
• Đã bán được bao nhiêu?
• Nhiều khách hàng khác nhau mua hay chỉ có một khách hàng?
• Khách hàng có quay lại mua tiếp không?
• Những khách hàng khác có hỏi về sản phẩm không?
• Có hợp lý để nhập thêm không?

Nếu có, rất tốt.

Một đợt thử nghiệm nhỏ có thể trở thành một sản phẩm tiêu chuẩn trong danh mục.

Nếu không, cũng không phải là thảm họa.

👂 HÃY LẮNG NGHE CẢ NHỮNG GÌ KHÔNG XUẤT HIỆN TRONG MÁY TÍNH TIỀN

Số liệu sẽ cho bạn biết những gì đã bán được.

Nhưng chúng không nói cho bạn biết tất cả.

Nếu trong một tháng có năm khách hàng hỏi:

“Anh/chị có sản phẩm XY không?”

Trong thống kê bán hàng của sản phẩm XY, bạn sẽ thấy:

0 sản phẩm.

Nhưng thực tế là:

5 cơ hội bán hàng mà bạn không thể thực hiện.

Bạn không cần ghi lại từng câu hỏi.

Nhưng nếu một yêu cầu bắt đầu lặp lại, bạn nên chú ý.

Có thể chính khách hàng đang nói cho bạn biết cửa hàng còn thiếu gì.

🗣️ HÃY HỎI CẢ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG

Nếu bạn không phải là người duy nhất đứng bán cả ngày, bạn còn có một nguồn thông tin rất tốt.

Đó là nhân viên của bạn.

Những thông tin này không nhất thiết lúc nào cũng hoàn toàn chính xác.

Vì vậy, hãy so sánh chúng với số liệu bán hàng.

📆 1–2 LẦN MỖI NĂM, HÃY NHÌN LẠI TOÀN BỘ CỬA HÀNG TỪ ĐẦU

Một hoặc hai lần mỗi năm, hãy làm thêm một việc khác.

Tạm thời quên đi từng sản phẩm riêng lẻ.

Hãy nhìn cửa hàng như một tổng thể.

Hãy tự hỏi:

• Khách hàng của tôi hôm nay là ai?
• Họ có giống khách hàng của một năm trước không?
• Nhóm hàng nào đang tăng trưởng?
• Nhóm hàng nào đang giảm?
• Tôi đang dành bao nhiêu không gian cho từng nhóm hàng?
• Có phải một nhóm chỉ tạo ra 5% doanh số nhưng lại chiếm một phần ba kệ hàng?
• Ngược lại, có nhóm hàng đang tăng nhanh nhưng lại được dành quá ít không gian không?

Lúc này bạn không còn đánh giá một sản phẩm cụ thể.

Bạn đang xem xét liệu toàn bộ cấu trúc cửa hàng có còn phù hợp với hành vi thực tế của khách hàng hay không.

⚠️ ĐỪNG VỘI KẾT LUẬN CHỈ VÌ MỘT THÁNG BÁN KÉM

Đây là một thái cực khác.

Bạn mở báo cáo và thấy:

“Doanh số giảm 40%!”

Và ngay lập tức muốn loại sản phẩm.

Nhưng tại sao doanh số giảm?

• Sản phẩm có bị hết hàng trong hai tuần không?
• Tháng đó có phải là tháng yếu hơn bình thường?
• Sản phẩm có tính mùa vụ không?
• Giá có thay đổi không?
• Có đối thủ cạnh tranh mới không?
• Hay khách hàng thực sự không còn quan tâm?

Vì vậy, hãy nhìn vào xu hướng.

Một tuần là thông tin.

Một tháng là tín hiệu.

Vài tháng liên tiếp mới có thể cho thấy một xu hướng.

🧠 HÃY CẨN THẬN VỚI CÂU: “SẢN PHẨM NÀY NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ”

Trong mỗi cửa hàng đều có những sản phẩm đã nằm trong danh mục nhiều năm.

Và khi hỏi tại sao:

“Vì trước giờ chúng tôi vẫn luôn bán nó.”

Đó không phải là một lý do quá tốt.

Có thể sản phẩm vẫn bán tốt và vẫn có vị trí của mình.

Nếu vậy thì không có vấn đề gì.

Nhưng cũng có thể khách hàng cuối cùng mua sản phẩm đó đã là tám tháng trước.

Danh mục sản phẩm không nên trở thành bảo tàng lịch sử của cửa hàng.

Mỗi sản phẩm nên có một lý do hợp lý để chiếm không gian và giữ tiền của bạn trong hàng tồn kho.

⏱️ TẤT CẢ VIỆC NÀY MẤT BAO NHIÊU THỜI GIAN?

Ít hơn bạn nghĩ.

Nếu bạn có ít nhất những thống kê bán hàng cơ bản, lịch kiểm tra có thể đơn giản như sau:

Không nhất thiết phải chính xác như vậy.

Một cửa hàng nhỏ sẽ có chế độ khác với một cửa hàng lớn.

Điều quan trọng là tính đều đặn.

📋 KẾ HOẠCH ĐƠN GIẢN CHO CHỦ CỬA HÀNG

Nếu trước đây bạn chưa bao giờ đánh giá danh mục sản phẩm một cách có hệ thống, đừng bắt đầu quá phức tạp.

Chỉ cần ghi vào lịch:

Và như vậy, bạn đã tạo được một hệ thống quản lý danh mục sản phẩm cơ bản.

Không cần phần mềm phức tạp.

Không cần học kinh tế.

Và cũng không cần mỗi ngày ngồi hàng giờ với bảng tính.

💡 MỤC TIÊU KHÔNG PHẢI LÀ THAY ĐỔI DANH MỤC MỖI THÁNG

Đánh giá thường xuyên không có nghĩa là bạn phải liên tục thay đổi mọi thứ.

Ngược lại.

Mục tiêu là để bạn biết khi nào không cần làm gì và khi nào đã đến lúc phải hành động.

Một sản phẩm hoạt động tốt có thể được bán trong nhiều năm.

Một nhóm hàng hoạt động tốt không cần thay đổi chỉ để tạo cảm giác mới.

Nhưng nếu doanh số liên tục giảm, tồn kho tăng và khách hàng chuyển sang sản phẩm khác, bạn nên biết điều đó sớm hơn hai năm.

🏪 KỆ HÀNG NÊN PHẢN ÁNH NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG, KHÔNG PHẢI LỊCH SỬ ĐẶT HÀNG

Quản lý danh mục tốt không có nghĩa là phải có danh mục lớn nhất.

Cũng không có nghĩa là phải có danh mục nhỏ nhất.

Và càng không có nghĩa là phải thay đổi mọi thứ mỗi tuần.

Điều quan trọng là bạn biết:

• sản phẩm nào đang bán,
• sản phẩm nào mang lại lợi nhuận,
• sản phẩm nào đang tăng trưởng,
• sản phẩm nào đang giảm,
• khách hàng đang thiếu sản phẩm nào,
• và tiền của bạn đang bị giữ không cần thiết ở đâu.

Bạn không cần dành một giờ mỗi ngày cho việc này.

Điều bạn cần là một hệ thống đơn giản và quay lại kiểm tra nó thường xuyên.