Tiền của bạn có đang nằm trong hàng tồn kho không? Cách nhận biết hàng tồn chết và xử lý?

Kệ hàng đầy. Kho cũng đầy. Thoạt nhìn, mọi thứ có vẻ hoàn toàn ổn.

Nhưng rồi đến lúc cần đặt hàng từ nhà cung cấp, bạn phát hiện rằng mình cần thêm 30.000 Kč để nhập những sản phẩm thực sự đang bán chạy.

Vậy tiền từ những lần nhập hàng trước đang ở đâu?

Có thể chúng chẳng đi đâu cả.

Có thể tiền vẫn đang ở ngay trong cửa hàng của bạn.

Chỉ có điều, thay vì nằm trong tài khoản ngân hàng, tiền đang nằm trên kệ dưới dạng những sản phẩm mà gần như không còn ai mua.

Hầu như cửa hàng nào cũng có một vài mặt hàng như vậy. Việc nhập nhầm một sản phẩm không phải là vấn đề quá lớn.

Vấn đề là bạn không biết thực tế có bao nhiêu tiền đang bị giữ lại trong những mặt hàng đó.

📦 HÀNG TỒN CHẾT THỰC RA LÀ GÌ?

Nói một cách thật đơn giản:

Từ quan trọng ở đây chính là “trong thời gian dài”.

Nếu một sản phẩm không bán được trong một tuần, điều đó chưa có nghĩa nó là hàng tồn chết.

Có sản phẩm được bán vài lần mỗi ngày, nhưng cũng có sản phẩm chỉ bán một lần trong vài tuần.

Thậm chí có những sản phẩm bạn vẫn cần giữ trong danh mục dù chúng bán khá chậm.

Ví dụ điển hình có thể là một loại cartridge đặc biệt, một mức điện trở ít phổ biến hơn hoặc một phiên bản sản phẩm mà một vài khách hàng cụ thể thường xuyên quay lại mua.

Vì vậy, không thể áp dụng một quy tắc đơn giản như:

“Một tháng không bán được thì bỏ.”

Thực tế không đơn giản như vậy.

💰 HÀNG TỒN KHÔNG CHỈ LÀ SẢN PHẨM. ĐÓ LÀ TIỀN CỦA BẠN.

Hãy xem một ví dụ đơn giản.

Bạn có 10 loại sản phẩm.

Với mỗi loại, bạn nhập lượng hàng trị giá 5.000 Kč.

Sau vài tháng, bạn phát hiện:

• 6 sản phẩm bán đều,
• 2 sản phẩm bán chậm,
• 2 sản phẩm gần như không bán được.

Ví dụ, trong hai sản phẩm cuối cùng vẫn còn lượng hàng có giá nhập tổng cộng 8.000 Kč.

8.000 Kč đó không biến mất.

Nhưng bạn không thể dùng số tiền đó để nhập hàng mới.

Bạn không thể dùng nó để thanh toán hóa đơn.

Và cũng không thể dùng nó để bổ sung sản phẩm bán chạy vừa hết hàng.

🔎 LÀM SAO BIẾT MỘT SẢN PHẨM ĐÃ TRỞ THÀNH VẤN ĐỀ?

Bạn không cần thực hiện những phép tính kinh tế phức tạp.

Hãy bắt đầu với bốn câu hỏi đơn giản.

1. Lần cuối tôi bán sản phẩm này là khi nào?

Nếu là hôm qua, có lẽ chưa có gì đáng lo.

Nếu là bốn tháng trước, bạn nên chú ý.

Nếu là một năm trước, có lẽ bạn đã biết câu trả lời.

2. Trong 3 tháng qua tôi đã bán được bao nhiêu?

Đừng chỉ quan tâm đến việc sản phẩm đó đã từng bán được hay chưa.

Điều quan trọng là tốc độ bán.

Bạn có 20 sản phẩm và trong ba tháng chỉ bán được một?

3. Tôi đang có bao nhiêu sản phẩm trong kho?

Bản thân việc bán chậm chưa chắc đã là vấn đề.

Nếu bạn bán một sản phẩm mỗi tháng và hiện có hai sản phẩm trong kho, bạn đang có lượng hàng đủ khoảng hai tháng.

Điều đó hoàn toàn có thể hợp lý.

Nhưng nếu bạn bán một sản phẩm mỗi tháng mà đang có 30 sản phẩm trong kho thì tình hình hoàn toàn khác.

4. Tôi đang có bao nhiêu tiền nằm trong số hàng này?

Đây có lẽ là câu hỏi quan trọng nhất.

Vì vậy, số lượng sản phẩm chỉ cho bạn biết một nửa câu chuyện.

🧮 PHÉP TÍNH RẤT ĐƠN GIẢN: LƯỢNG HÀNG NÀY ĐỦ BÁN TRONG BAO LÂU?

Bạn không cần biết bất kỳ thuật ngữ chuyên môn nào.

Chỉ cần tính:

Ví dụ:

Bạn có 24 sản phẩm.

Trung bình bán được 2 sản phẩm mỗi tháng.

Như vậy, bạn đang có lượng hàng đủ bán trong khoảng một năm.

Bây giờ hãy xem một sản phẩm khác:

Bạn cũng có 24 sản phẩm.

Nhưng bán được 12 sản phẩm mỗi tháng.

Vẫn là 24 sản phẩm.

Nhưng tình hình hoàn toàn khác.

🚦 CHIA HÀNG HÓA THÀNH 4 NHÓM ĐƠN GIẢN

⚠️ CHÚ Ý: KHÔNG PHẢI SẢN PHẨM BÁN CHẬM NÀO CŨNG LÀ SẢN PHẨM XẤU

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cửa hàng tabák và vape shop.

Hãy tưởng tượng bạn có một loại cartridge mà chỉ bốn khách hàng thường xuyên mua.

Mỗi tháng bạn chỉ bán được khoảng sáu chiếc.

Bên cạnh đó lại có một sản phẩm bán chạy với 50 chiếc mỗi tháng.

Điều đó có nghĩa bạn nên loại cartridge đầu tiên khỏi danh mục?

Hoàn toàn không.

Nếu bạn chỉ giữ khoảng bốn chiếc trong kho và khách hàng vẫn thường xuyên quay lại mua, sản phẩm đó hoàn toàn có lý do để tiếp tục nằm trong danh mục.

🤔 TẠI SAO HÀNG TỒN CHẾT LẠI HÌNH THÀNH?

“Giá nhập rất tốt.”

Nhà cung cấp đưa ra mức giá tốt hơn nếu bạn lấy nguyên thùng.

Vì vậy, thay vì 10 sản phẩm, bạn lấy 50.

Nhưng khách hàng chỉ mua năm.

“Tôi nghĩ sản phẩm này sẽ bán chạy.”

Sản phẩm mới trông rất hấp dẫn.

Bạn nhập số lượng lớn.

Nhưng khách hàng lại có ý kiến khác.

“Sản phẩm này trước đây vẫn luôn bán tốt.”

Đúng. Nhưng thị trường đã thay đổi.

Có thể đã xuất hiện thế hệ sản phẩm mới, thương hiệu khác hoặc một xu hướng mới.

“Đã đặt hàng rồi thì lấy thêm một chút.”

Chi phí vận chuyển vẫn như vậy và bạn có cảm giác rằng mình sẽ tiết kiệm được một lần đặt hàng khác.

Nhưng lượng hàng đủ bán trong một năm không phải lúc nào cũng là lợi thế.

“Rồi chắc cũng sẽ bán được thôi.”

Và chính câu nói này có thể khiến một sản phẩm nằm trên kệ thêm hai năm nữa.

🛠️ ĐƯỢC RỒI. TÔI CÓ HÀNG TỒN LÂU. PHẢI LÀM GÌ?

Phản ứng đầu tiên không nhất thiết phải là:

“Giảm giá tất cả 50%.”

Hãy bắt đầu từ giải pháp ít gây thiệt hại nhất.

1️⃣ NGỪNG NHẬP THÊM

Nghe có vẻ hiển nhiên.

Nhưng đôi khi chúng ta vẫn tự động đặt hàng theo danh sách cũ.

Bán được hai chiếc? Lại đặt thêm hai chiếc.

Trong khi trong kho vẫn còn mười chiếc.

2️⃣ ĐẶT SẢN PHẨM Ở VỊ TRÍ TỐT HƠN

Có thể sản phẩm không hề tệ.

Có thể khách hàng chỉ đơn giản là không nhìn thấy nó.

Nếu sản phẩm nằm ở tận dưới cùng của kệ, bị che bởi hàng khác hoặc nằm đâu đó trong kho, rất khó để nó bán được.

Trong vài tuần, hãy thử:

• chuyển sản phẩm đến vị trí dễ nhìn hơn,
• đặt gần quầy thanh toán,
• đặt cạnh sản phẩm có liên quan,
• đánh dấu bằng bảng giá đơn giản,
• chủ động giới thiệu sản phẩm cho khách hàng.

Sau đó theo dõi xem doanh số có thay đổi hay không.

3️⃣ KẾT HỢP VỚI SẢN PHẨM ĐANG BÁN TỐT

Một số sản phẩm khó bán riêng lẻ nhưng lại có ý nghĩa khi đi kèm với sản phẩm khác.

Ví dụ:

Bạn không cần phải tặng sản phẩm miễn phí.

Đôi khi chỉ cần nhắc khách hàng rằng sản phẩm đó tồn tại.

4️⃣ THỬ MỘT CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI NHỎ

Đến bước này mới nên bắt đầu làm việc với giá bán.

Không cần ngay lập tức giảm giá xuống một nửa.

Hãy thử một mức giảm nhỏ.

Ví dụ, nếu sản phẩm có giá 149 Kč, bạn có thể thử bán với giá 129 Kč và theo dõi xem doanh số có thay đổi không.

Nếu có, rất tốt.

Có thể bạn đã tìm được mức giá giúp bán dần lượng hàng tồn mà vẫn còn lợi nhuận.

5️⃣ THANH LÝ HÀNG

Nếu những cách trên không hiệu quả, hãy tự hỏi:

Lúc này, một đợt thanh lý thực sự có thể là giải pháp hợp lý.

Đôi khi bán sản phẩm với lợi nhuận rất thấp cũng là quyết định đúng.

Trong một số trường hợp, thậm chí bán mà không có lợi nhuận cũng có thể hợp lý.

Bởi bạn lấy lại được tiền và có thể đầu tư số tiền đó vào những sản phẩm thực sự bán được.

💸 “NHƯNG NHƯ VẬY TÔI SẼ MẤT LỢI NHUẬN!”

Đây có lẽ là phần khó nhất về mặt tâm lý.

Hãy tưởng tượng:

Bạn nhập sản phẩm với giá 100 Kč.

Ban đầu dự định bán với giá 150 Kč.

Nhưng sản phẩm không bán được.

Phương án A

Bạn giữ nguyên giá 150 Kč.

Sản phẩm nằm trên kệ thêm một năm.

100 Kč của bạn vẫn bị khóa trong sản phẩm đó.

Phương án B

Bạn bán sản phẩm với giá 110 Kč.

Bạn không kiếm được 50 Kč như kế hoạch ban đầu.

Nhưng bạn đã lấy lại 100 Kč vốn và thêm 10 Kč.

110 Kč đó có thể được đầu tư vào một sản phẩm khác bán được vài lần mỗi tháng.

❗ ĐÔI KHI CŨNG CẦN CHẤP NHẬN THUA LỖ

Đúng vậy.

Đôi khi một quyết định nhập hàng đơn giản là không thành công.

Bạn nhập sản phẩm với giá 100 Kč nhưng hôm nay không ai muốn mua nó ngay cả với giá 100 Kč.

Khi đó bạn phải đối mặt với một câu hỏi khó:

Tôi sẽ tiếp tục chờ, hay chấp nhận lỗ để giải phóng tiền và không gian?

Mỗi trường hợp sẽ khác nhau.

Nhưng có một điều rất quan trọng:

Giữ một sản phẩm không bán được thêm hai năm chỉ vì trước đây bạn đã trả một số tiền nhất định cho nó sẽ không tự động mang số tiền đó trở lại.

🗑️ GIẢI PHÁP CUỐI CÙNG: GHI GIẢM VÀ XỬ LÝ HÀNG

Có những trường hợp sản phẩm thực tế không còn khả năng bán được nữa.

Sản phẩm có thể:

• hết hạn,
• bị hư hỏng,
• không còn được phép bán theo quy định pháp luật,
• đã lỗi thời về công nghệ,
• hoặc đơn giản là hoàn toàn không còn nhu cầu.

Trong trường hợp đó, có thể hợp lý hơn nếu xử lý việc ghi giảm hàng tồn kho đúng cách về kế toán và xử lý sản phẩm phù hợp với tính chất của nó.

Đối với hàng hóa chịu quy định đặc biệt, sản phẩm nicotine, thiết bị điện tử, pin hoặc những sản phẩm đặc thù khác, tất nhiên cần tuân thủ các quy định liên quan.

Không phải sản phẩm nào cũng có thể đơn giản vứt vào rác sinh hoạt.

📊 CỨ 3 THÁNG HÃY DÀNH MỘT NGÀY ĐỂ KIỂM TRA HÀNG TỒN LÂU

Bạn không cần kiểm tra toàn bộ kho mỗi tối.

Ví dụ, cứ mỗi quý một lần, hãy dành thời gian xem lại những sản phẩm đã lâu không bán được.

Với mỗi sản phẩm, hãy ghi lại:

• Tôi còn bao nhiêu sản phẩm?
• Trong 3 tháng qua tôi đã bán được bao nhiêu?
• Lần cuối bán được sản phẩm này là khi nào?
• Tôi đang có bao nhiêu tiền nằm trong sản phẩm này?
• Với tốc độ bán hiện tại, lượng hàng này đủ bán trong bao lâu?
• Tôi có thực sự muốn tiếp tục giữ sản phẩm này trong danh mục không?

Cuối cùng, hãy đưa ra một quyết định đơn giản:

Như vậy là đủ.

💡 HÀNG TỒN RẺ NHẤT LÀ HÀNG TỒN KHÔNG BAO GIỜ HÌNH THÀNH

Bạn sẽ không bao giờ loại bỏ hoàn toàn hàng tồn chết.

Kinh doanh không phải là dự đoán tương lai.

Có sản phẩm mới sẽ thành công.

Có sản phẩm sẽ không.

Một sản phẩm hôm nay bán rất tốt có thể trở nên không còn hấp dẫn sau nửa năm.

Nhưng bạn có thể giảm đáng kể số tiền bị giữ lại trong hàng tồn lâu.

🏪 KHO ĐẦY KHÔNG PHẢI LÀ MỤC TIÊU

Mục tiêu của một cửa hàng không phải là có càng nhiều hàng càng tốt.

Mục tiêu là có đúng sản phẩm với đúng số lượng.

Một sản phẩm không bán được không phải là thảm họa.

Một quyết định nhập hàng sai cũng không phải là thảm họa.

Điều đó xảy ra với mọi người làm kinh doanh.

Vấn đề bắt đầu khi chúng ta đã nhận ra một quyết định nhập hàng không hiệu quả nhưng trong suốt một năm tiếp theo vẫn không làm gì với nó.

Vì vậy, thỉnh thoảng hãy nhìn vào góc ít được chú ý nhất trong kho của bạn.